Pré-requis
Tout d’abord, voyez avec votre contact Regate (Onboarder / CSM) pour faire le point sur la meilleure méthode d’export de vos écritures en fonction de votre logiciel comptable.
Notez que les modes d’envois automatiques, si disponibles pour votre logiciel comptable, nécessitent une intervention technique de Regate et sont soumis à un certain nombre de pré-requis.
Logique de fonctionnement
A quelques exceptions près, ce sont les écritures comptables qui sont envoyées vers votre logiciel comptable, avec éventuellement en pièce jointe la facture sous forme de PDF ou JPEG ou de lien URL pointant vers Regate :
Lorsque la facture est saisie, validée, enregistrée, les imputations comptables sont générées et ces écritures comptables sont automatiquement affichées dans le menu Comptabilité de Regate, prêtes à être exportées vers votre logiciel comptable :
ℹ️ Que faire si je ne retrouve pas mes écritures prêtes à être envoyées dans cette partie?
Plusieurs cas de figure possibles :
- Soit, votre facture n’a pas été approuvée par le(s) approbateur(s)
- Soit, si vous êtes en parcours Expert-Comptable (EC), chaque facture doit être enregistrée par l’Expert-Comptable. A cet effet, si vous êtes EC, sur chaque facture approuvée, un bouton
[Enregistrer]apparaît. Si vous n'enregistrez pas, les écritures ne seront pas présentées dans la partie comptabilité - Soit, pour les écritures de Banque : seules sont présentées les écritures de Banque rapprochées.
- Soit, vos écritures ont déjà été exportées/envoyées. Pour les retrouver, cliquez sur le bouton
[Archives]sur cet écran de comptabilité, en haut à droite.
Exporter mes écritures
Consultez d'abord la partie précédente pour bien comprendre le fonctionnement.
Dans ce même menu Comptabilité, à gauche, sélectionnez le journal à exporter (par exemple journal des achats
-
Mode Automatique
Un bouton mentionnant le connecteur automatique installé sur votre dossier Regate est présent sur cet écran :
Dans cet exemple, le connecteur automatique API Sage GE est configuré pour le dossier. Si ce bouton n’apparaît pas, c’est que vous n’avez pas de connecteur automatique installé.
Cliquez sur ce bouton pour envoyer les écritures de la liste à Sage GE. Notez que le connecteur Sage GE envoie dans tous les cas toutes les écritures tous les matins à 6h à Sage. Pour récupérer les écritures envoyées par Regate dans le dossier Sage GE, ouvrez Sage, sélectionnez le dossier, et cliquez sur le bouton
[Comptabilité]. -
Mode manuel par génération de fichiers
Il n’est pas nécessaire de cocher les écritures à exporter ! Si vous cliquez directement sur le bouton [Tout exporter], toutes les écritures seront automatiquement ajoutées dans le fichier en cours de génération.
1. Sélectionnez le format d’export souhaité :- Soit un format pré-existant pour votre logiciel de comptabilité
- … à défaut, le format XLSX ou CSV ou TXT (qui génère un zip contenant le fichier des écritures mais aussi les pièces comptables)
2. Ensuite, patientez, ne fermez pas l’onglet du navigateur, la génération du fichier peut prendre quelques minutes.
3. Une fois le fichier téléchargé, soumettez-le au menu Import de votre logiciel comptable (cas d’un format pré-existant compatible avec votre logiciel comptable), ou retravaillez-le (cas d’un export XLSX, CSV, TXT..) pour le rendre compatible avec le système d’import de votre logiciel comptable
Remarques :
- C'est la date d'enregistrement (de comptabilisation) de la facture qui détermine en général l'exercice sur lequel les écritures arriveront dans votre logiciel de comptabilité
- Pour les exports au format XLSX, CSV, TXT, les colonnes et l’ordre des colonnes envoyés dans le fichier sont paramétrables par le bouton [
Paramètres d’Export] - Pour les exports Sage100, vous devez mettre en phase le paramétrage de Sage100 avec Regate par le bouton [
Paramètres d’Export], pour cela, contactez le support Regate
Procédez de la même façon pour tous les autres journaux !
Et après ?
Quel que soit le mode d’export choisi (automatique, fichier), les écritures de ce menu Comptabilité sont automatiquement archivées pour éviter la génération de doublons dans votre logiciel Comptable.
Pour visualiser les écritures déjà exportées, dans ce même écran menu Comptabilité, cliquez sur le bouton [Archives] en haut à droite. Les écritures archivées y sont visibles.
Remarques
- Vous pouvez changer le tri en cliquant sur les en-têtes des colonnes.
- Vous pouvez aussi ré-exporter les écritures en cliquant sur le bouton [
Tout exporter] en haut. - ℹ️ Pour réexporter des écritures vers le connecteur Sage GE, contactez le support Regate (support@regate.io), un contrôle anti-doublons empêchant cette opération par vos soins.
- ⚠️ Une fois les écritures marquées comme exportées, c’est-à-dire passées dans la partie [
Archives], il n’est plus possible de modifier les factures liées ou les rapprochements bancaires liés. Si vous souhaitez modifier les factures exportées ou les rapprochements bancaires liés, contactez le support Regate ou[Excluez]la facture et saisissez-la à nouveau.
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