Plan du document :
- Pré-requis
- Logique de fonctionnement
- Exporter mes écritures
- Corriger / ré-envoyer des écritures comptables vers mon ERP
- Factures en dehors d'un exercice comptable
- Les Archives
- Et aussi...
- En savoir plus
------ Pré-requis -----
Tout d’abord, voyez avec votre contact Regate (Onboarder / CSM) pour faire le point sur la meilleure méthode d’export de vos écritures en fonction de votre logiciel comptable.
Notez que les modes d’envois automatiques, si disponibles pour votre logiciel comptable, nécessitent une intervention technique de Regate et sont soumis à un certain nombre de pré-requis.
------ Logique de fonctionnement ------
A quelques exceptions près, ce sont les écritures comptables qui sont envoyées vers votre logiciel comptable, avec éventuellement en pièce jointe la facture sous forme de PDF ou JPEG ou de lien URL pointant vers Regate :
Lorsque la facture est saisie, puis enregistrée, ses imputations comptables vont générer des écritures comptables, que vous retrouverez affichées dans le menu Comptabilité de Regate / Onglet "Ecritures à déverser", prêtes à être exportées vers votre logiciel comptable :
Pour les écritures de banque, merci de pendre connaissance de cet article dédié.
ℹ️ Que faire si je ne retrouve pas mes écritures prêtes à être envoyées dans cette partie?
Plusieurs cas de figure possibles :
- Soit, votre facture n’a pas été approuvée par le(s) approbateur(s)
- Soit, si vous êtes en parcours Expert-Comptable (EC), chaque facture doit être enregistrée par l’Expert-Comptable. A cet effet, si vous êtes EC, sur chaque facture approuvée, un bouton
[Enregistrer]apparaît. Si vous n'enregistrez pas, les écritures ne seront pas présentées dans la partie comptabilité - Soit, pour les écritures de Banque : seules sont présentées les écritures de Banque rapprochées et générées.
- Soit, vos écritures ont déjà été exportées/envoyées. Pour les retrouver, voyez l'onglet "Ecritures Déversées" ou cliquez sur le bouton
[Archives]sur cet écran de comptabilité, en haut à droite.
------ Exporter mes écritures ------
Consultez d'abord la partie précédente pour bien comprendre le fonctionnement.
Dans ce même menu Comptabilité, sélectionnez le journal à exporter (par exemple journal des achats
-
Mode Automatique
Un bouton mentionnant le connecteur automatique installé sur votre dossier Regate est présent sur cet écran :
Dans cet exemple, le connecteur automatique API Sage GE est configuré pour le dossier. Si ce bouton n’apparaît pas, c’est que vous n’avez pas de connecteur automatique installé, à l'exception de Sage 100 CIG : pas de bouton, mais le système enverra automatiquement les écritures chaque nuit.
Pour Sage GE :
Cliquez sur ce bouton pour envoyer les écritures de la liste à Sage GE. Notez que le connecteur Sage GE envoie dans tous les cas toutes les écritures tous les matins à 6h à Sage. Pour récupérer les écritures envoyées par Regate dans le dossier Sage GE, ouvrez Sage, sélectionnez le dossier, et cliquez sur le bouton[Comptabilité].
Suivant les connecteurs automatiques installés, vous pouvez avoir jusqu'à 4 onglets dans cette page comptabilité:
| Ecritures à déverser | En cours de synchronisation | Ecritures en échec | Ecritures déversées |
| Ecritures prêtes à être envoyées vers votre logiciel comptable | Ecritures parties vers le cloud du logiciel comptable. Le passage du cloud vers votre base comptable dépend du connecteur utilisé |
Ecritures rejetées par votre logiciel comptable. Voyez plus bas comment corriger ces écritures | Ecritures confirmées comme injectées dans votre logiciel comptable |
-
Mode manuel par génération de fichiers
Il n’est pas nécessaire de cocher les écritures à exporter ! Si vous cliquez directement sur le bouton [Tout exporter], toutes les écritures seront automatiquement ajoutées dans le fichier en cours de génération.
1. Sélectionnez le format d’export souhaité :- Soit un format pré-existant pour votre logiciel de comptabilité
- … à défaut, le format XLSX ou CSV ou TXT (qui génère un zip contenant le fichier des écritures mais aussi les pièces comptables, pour son paramétrage, voyez cet article : Exporter mes écritures comptables au format TXT ou CSV ou XLS ou Sage 100 )
2. Ensuite, patientez, ne fermez pas l’onglet du navigateur, la génération du fichier peut prendre quelques minutes.
3. Une fois le fichier téléchargé, soumettez-le au menu Import de votre logiciel comptable (cas d’un format pré-existant compatible avec votre logiciel comptable), ou retravaillez-le (cas d’un export XLSX, CSV, TXT..) pour le rendre compatible avec le système d’import de votre logiciel comptable
Remarques :
- C'est la date d'enregistrement (de comptabilisation) de la facture qui détermine en général l'exercice sur lequel les écritures arriveront dans votre logiciel de comptabilité
- Pour les exports au format XLSX, CSV, TXT, les colonnes et l’ordre des colonnes envoyés dans le fichier sont paramétrables par le bouton
(configuration des exports)
- Pour les exports fichiers manuel vers Sage100, vous devez mettre en phase le paramétrage de Sage100 avec Regate par le bouton
Procédez de la même façon pour tous les autres journaux !
Pour les journaux de banque, merci de pendre connaissance de cet article dédié.
----- Corriger / ré-envoyer des écritures comptables vers mon ERP -------
- Mode manuel par génération de fichiers
Allez dans l'onglet "Ecritures déversées" et refaite un export vers un des formats de fichier comme pour l'onglet "Ecritures à déverser". Voyez aussi ci-dessous comment rebasculer les écritures dans l'onglet "Ecriture à déverser" pour pouvoir modifier la facture liée et réexporter les écritures.
- Mode Automatique
Si vous avez des rejets d'écritures (onglet "Ecritures rejetées")
Le motif du rejet est lisible en passant votre souris sur la petite pastille rouge à gauche de l'écriture. Vous devez corriger dans Regate ou Sage (voir ci-dessous en fonction du motif) puis éventuellement cliquer sur le bouton pour représenter les écritures à l'ERP comptable.
Un clic sur ce bouton repassera l'écriture dans l'onglet "Ecritures à déverser", ce qui rendra la facture de nouveau modifiable d'une part, et d'autre part réenverra l'écriture à l'ERP comptable
* Si vous utilisez Sage GE/Coala, voyez cette page dédiée au motifs de rejet Sage GE.
* Si vous utilisez Sage 100, attention : Sage 100 n'accepte pas les codes tiers (n°de comptes tiers) avec plus de 17 caractères ou comportant des espaces ou des caractères de ponctuation ou type & " ' etc.
Si vous souhaitez simplement ré-envoyer des écritures envoyées vers votre logiciel comptable
-> retrouvez votre écriture dans l'onglet "Ecritures déversées" (par exemple en posant un filtre, bouton entonnoir en haut à droite), puis cliquer sur le bouton
Un clic sur ce bouton repassera l'écriture dans l'onglet "Ecritures à déverser", ce qui rendra la facture de nouveau modifiable d'une part, et d'autre part réenverra l'écriture à l'ERP comptable
Voyez aussi ce chapitre : Comment retrouver le fichier exporté des écritures comptables ?
----- Factures en dehors d'un exercice comptable --------
Vous pouvez rentrer une restriction d'enregistrement des factures dans Regate, globalement pour tous les journaux ou journal par journal : menu Paramètres > Comptabilité > Config. exports > Export tous journaux :
Entrez la période d'enregistrement autorisée :
------ Les Archives -------
Vous avez la possibilité d'Archiver les écritures comptables. Ceci pour empêcher leur envoi à votre ERP comptable ou pour alléger la vue de la page Comptabilité.
Remarque importante : si vous utilisez un connecteur automatique, et si vous archivez des écritures présentent dans l'onglet "Ecritures à déverser", elles ne pourront PAS être envoyées vers votre ERP comptable.
Pour archiver des écritures, deux possibilités :
1. Cochez les écritures à archiver puis cliquer sur le bouton [Archiver (x)] en haut à droite :
2. cliquez sur le bouton Archiver de l'écriture pour archiver individuellement l'écriture
Pour visualiser les archives, cliquez sur le bouton Archive en haut à droite :
Pour désarchiver des écritures, une fois dans les archives, à droite de l'écriture à désarchiver, cliquez sur le bouton
------ Et aussi... -------
- Vous pouvez changer le tri en cliquant sur les en-têtes des colonnes.
- ⚠️ Une fois les écritures marquées comme exportées, c’est-à-dire passées dans l'onglet "Ecritures déversées", il n’est plus possible de modifier les factures liées ou les rapprochements bancaires liés. Si vous souhaitez modifier les factures concernées, vous devez cliquez sur le bouton
à droite de l'écriture (voir plus haut) pour repasser l'écriture dans l'onglet "Ecritures à déverser" et cliquez dessus pour modifier la facture.
Pour les journaux de banque, merci de pendre connaissance de cet article dédié.
Commentaires
0 commentaire
Cet article n'accepte pas de commentaires.