Dans cet article :
- Comment activer la catégorisation automatique des reçus fournisseur ?
- Comment paramétrer l’imputation comptable du fournisseur générique pour chaque catégorie ?
- Exemple de paramétrage de la catégorisation des reçus et comportement de Regate
- Exemple de paramétrage comptable d’une fiche fournisseur générique
Regate simplifie la comptabilité des reçus en automatisant l'imputation du schéma comptable paramétré pour chaque catégorie de dépenses via l'utilisation de fournisseurs génériques.
Une fois l'option activée, vous n'avez plus besoin de multiplier les fournisseurs et de saisir manuellement les schémas comptables pour chacun d’entre eux. Il suffit de définir le schéma comptable une fois pour le fournisseur générique associé à la catégorie de votre choix lorsque vous l’avez activée (Restaurant, Transport, Carburant, Péage, Parking, Hébergement et Autres).
NB : l’option de catégorisation automatique des reçus fournisseurs ne s’applique pas aux factures.
Comment activer la catégorisation automatique des reçus fournisseur ?
Il vous est possible d’activer ou non l’attribution des fournisseurs génériques pour les catégories de votre choix.
NB : par défaut, la catégorisation automatique des reçus fournisseurs est activée pour toutes les catégories de dépenses.
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Accéder à la fonctionnalité
- Allez dans Paramètres > Personnaliser Regate > Traitement des factures : ici, vous trouvez une option générale Attribuer automatiquement un fournisseur aux reçus déposés sur Regate et une option pour chaque catégorie de dépense.
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Activer l’option générale
- Cochez la case "Attribuer automatiquement un fournisseur aux reçus déposés sur Regate"
- Si la case "Attribuer automatiquement un fournisseur aux reçus déposés sur Regate" est décochée, toutes les catégories seront désactivées (grisées et non cliquables) : l’attribution automatique sera complètement désactivée et il vous sera impossible de paramétrer les fournisseurs de ces catégories.
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Activer les fournisseurs génériques des catégories de dépenses de votre choix
- Une case est associée à chaque catégorie de fournisseur générique, vous permettant d’activer ou de désactiver l’option pour chacune selon vos besoins :
- La case de la catégorie est cochée : Un fournisseur générique peut être assigné automatiquement à un reçu issu de cette catégorie.
- La case de la catégorie est décochée : Un fournisseur générique attribué ne peut pas être assigné automatiquement à un reçu issu de cette catégorie.
- Une case est associée à chaque catégorie de fournisseur générique, vous permettant d’activer ou de désactiver l’option pour chacune selon vos besoins :
Comment paramétrer l’imputation comptable du fournisseur générique pour chaque catégorie ?
Vous avez la possibilité d’utiliser un fournisseur générique existant dans votre base ou de laisser Regate en créer un pour chaque catégorie activée lorsqu’un reçu correspondant est déposé sur la plateforme :
Cas 1 : Utiliser un fournisseur générique existant dans votre base
- Pour la catégorie activée de votre choix, recherchez le fournisseur à attribuer en cliquant sur la barre associée de la colonne Fournisseur à attribuer et sélectionnez-le
- Pour chaque reçu de cette catégorie déposé, Regate lui attribue le schéma comptable appliqué au fournisseur générique sélectionné
Cas 2 : Laisser Regate créer un fournisseur générique et paramétrer le schéma comptable
- Pour la catégorie activée de votre choix, laissez vide la barre de la colonne Fournisseur à attribuer (Créez un fournisseur générique pour cette catégorie (par défaut))
- Lorsqu’un premier reçu de cette catégorie est déposé sur la plateforme, Regate crée un fournisseur générique automatiquement et le lui associe au même moment : il comportera le nom "Divers - Catégorie", par exemple Divers - Restaurant.
- Renseignez le schéma comptable souhaité pour cette catégorie de dépense une seule fois (comme pour tout nouveau fournisseur de facture), puis enregistrez le reçu.
- L’imputation comptable est associée à la fiche de ce fournisseur générique : Regate appliquera ce schéma comptable à chaque reçu de cette catégorie qui aura été déposé sur la plateforme.
NB : L’option générale Attribuer automatiquement un fournisseur aux reçus déposés sur Regate ainsi que la catégorie souhaitée doivent être activées pour que la création et l’association du fournisseur générique fonctionne.
Exemple de paramétrage de la catégorisation des reçus et comportement de Regate :
- L’attribution automatique de fournisseurs aux catégories sélectionnées est activée
- Seuls les reçus des dépenses de Restaurant, Hébergement, Transport, Parking et Autres se verront attribuer un fournisseur générique
- Regate a créé un fournisseur générique pour les catégories Restaurant et Transport : l’utilisateur a dû paramétrer le schéma comptable pour chaque fournisseur générique associé
- L’utilisateur a sélectionné et paramétré un fournisseur générique déjà existant pour la catégorie Hébergement
- La catégorie Parking est activé et aucun reçu correspondant n’a été encore été déposé : lorsqu’un premier reçu sera déposé, Regate créera et lui associera un fournisseur générique pour lequel l’utilisateur devra appliquer le schéma comptable une seule fois. Le fournisseur Divers - Parking apparaitra dans la colonne Fournisseur à attribuer.
- Aucun fournisseur générique ne sera associé aux reçus des catégories Carburant et Péage : Regate associera le fournisseur spécifique de la dépense à chacun des reçus déposés (comportement identique à la gestion des factures fournisseur)