Le module Documents de Regate permet à l’expert-comptable et à son client de déposer dans l'outil des documents qui ne sont pas des pièces comptables.
Accéder au module Documents
Ce module est accessible aux experts-comptables et aux clients d'experts-comptables.
Si vous êtes dans l’un de ces deux cas, vous pouvez accéder à ce module depuis le menu déroulant à gauche ; la section se trouve juste en dessous du Tableau de Bord.
Structure du module Documents
Voici le visuel du module Documents :
Vous y retrouverez :
- (1) la liste des documents ajoutés par les différentes personnes ayant accès au dossier (expert-comptable, collaborateur ou client d’expert-comptable), sous forme de tableau avec :
- le libellé du document ;
- sa date d’import sur Regate ;
- le nom que le fichier avait à l’origine ;
- le nom de la personne qui a déposé le document ;
- les “tags” y étant rattachés ;
- (2) la barre de recherche : vous pouvez y rechercher vos documents sur la base des champs précédemment cités ;
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Formats acceptés : .doc,.docx,.pdf,.msg,.jpg,.jpeg,.png,.ppt,.pptm,.pptx,.csv,.xls,.xlsm,.xlsx (25 Mo max)
- (4) le bouton Réglages : il vous donne accès à la page de gestion des tags.
Sur cette page, vous avez la possibilité de créer de nouveaux tags et de modifier ou supprimer les existants. Ces tags servent à catégoriser les documents à votre guise afin de pouvoir filtrer plus rapidement vos documents.
Gérer le tableau de vos documents
Vous pouvez également effectuer un certain nombre d’actions supplémentaires sur les documents importés dans la section :
Réordonner la liste des documents
Il est possible d’ordonner chacune des colonnes existantes par ordre croissant ; pour les colonnes contenant des lettres, l’indexation se fait par ordre alphabétique.
Exemple : pour visualiser tous les documents ajoutés avant une certaine date, vous pouvez cliquer sur la colonne “Date” qui ordonnera la liste du plus ancien au plus récemment importé.
Créer un tag, l'ajouter à un document et le retirer
Les tags vous permettent de catégoriser les documents à votre guise afin de pouvoir les filtrer et les retrouver plus rapidement.
Pour créer un nouveau tag, il vous suffit de :
- Cliquer sur l'icône Réglages en haut à droite pour ouvrir la fenêtre Gérer les tags de documents ;
- Dans le champ correspondant, écrire le nom du tag que vous souhaitez créer ;
- Cliquez sur Ajouter "nomdutag" comme nouveau tag
Le tag est maintenant disponible dans la librairie des tags ; vous pouvez l'ajouter à un document depuis la vue liste :
- Dans la colonne Tag : cliquez sur l'icône + ;
- Rechercher dans la liste le tag créé et sélectionnez-le
Le tag est ajouté au document. Pour retirer un tag d'un document, il vous suffit de cliquer sur la croix en haut à droite du tag.
Gérer vos documents
Les actions de traitement individuel
Vous pouvez effectuer des actions individuelles à chaque document via les boutons en fin de ligne, matérialisées par différents icônes, comme par exemple :
- L'oeil : lorsque le format le permet, le document importé est ouvert en grand écran pour vous permettre de le visualiser ;
- Le drapeau : ce bouton actionnable vous permet de placer le document en haut de la liste pour plus de visibilité ;
- L'icône de téléchargement : ce bouton vous permet de télécharger localement un ou plusieurs fichiers sélectionnés ;
- La poubelle : cette commande vous permet de supprimer le document.
Les actions de traitement de masse
En appuyant sur les cases en début de ligne (à gauche de la ligne, contrairement aux actions individuelles qui se trouvent à droite) vous aurez la possibilité d’effectuer des actions multiples telles que :
- Envoyer via mail le ou les documents sélectionnés ;
- Supprimer les documents ;
- Télécharger en local ces documents ;
- Les marquer comme urgents.