Cet article est adressé aux organisations qui ont activé un circuit d'approbation dans Regate by Qonto.
En cas d'absence prolongée de l'utilisateur en charge d'une approbation de factures ou de dépenses, il est possible de transférer temporairement et automatiquement les demandes qui lui sont faites à un utilisateur désigné*, à l'aide des règles.
*Si plusieurs approbateurs sont requis pour la demande, seule l'approbation de la personne absente est transférée.
NB1 : seuls les utilisateurs avec des rôles Expert-comptable, Directeur Financier et Chef comptable peuvent paramétrer ces règles.
NB2 : l'utilisateur désigné en remplacement doit avoir un rôle lui permettant d'approuver les demandes.
A - Créer une règle de délégation d'approbation
- Rendez-vous dans Paramètres > Règles et sélectionnez le type de règle souhaité (Factures ou Dépenses et cartes) ;
- Cliquez sur Créer une nouvelle règle ;
- Choisissez comme déclencheur "c'est à approuver par" ou "l'approbateur" > "l'un des utilisateurs" et sélectionnez la ou les personnes responsables d'approbation qui partent en congés ;
- Sélectionnez l'action "demander l'approbation de" puis sélectionnez la personne qui assurera l'intérim.
- Nommez la règle avec un titre pertinent pour la retrouver facilement et cliquez sur +Créer.
Votre règle est active et disponible dans l'onglet Actives de vos règles de factures ou de dépenses !
B - Activer la règle au début des congés
La règle est active dès qu'elle est créée : toutes les nouvelles demandes de factures et de dépenses qui devaient être initialement approuvées par l'utilisateur absent (renseigné dans l'étape A.3) passent désormais à l'approbation de l'utilisateur remplaçant (renseigné dans l'étape A.4).
Si vous souhaitez la préparer à l'avance pour ne l'activer qu'au moment des congés, rendez-vous immédiatement après création de la règle dans l'onglet des règles actives, recherchez la règle et cliquez sur l'icône Archiver : votre règle est désactivée et bascule dans l'onglet Archivées (voir illustration paragraphe C).
Vous pourrez ensuite l'activer le jour-J en vous rendant dans l'onglet Archivées et en cliquant sur Restaurer (voir illustration paragraphe C).
NB3 : La règle s'applique uniquement sur les demandes soumises après son activation ; si des demandes n'ont pas été traitées par l'approbateur avant son départ, vous pouvez les transférer manuellement en changeant le nom de l'approbateur de la demande :
C - Désactiver la règle à la fin des congés
Dès le retour de la personne en congés, il vous suffit d'archiver la règle pour la désactiver.
Archiver une règle :
Rendez-vous dans l'onglet des règles actives, recherchez la règle et cliquez sur l'icône Archiver : votre règle est désactivée et bascule dans l'onglet Archivées.
La règle n'est pas supprimée : vous pouvez la réutiliser lors des prochains départs en congés de vos collaborateurs avec les boutons Activer/Restaurer tout en modifiant les utilisateurs remplaçants si besoin, via le bouton Editer (icône crayon disponible après avoir restauré la règle) !
Réactiver une règle archivée :
Rendez-vous dans l'onglet des règles archivées, recherchez la règle et cliquez sur l'icône Restaurer : votre règle est de nouveau active et bascule dans l'onglet Actives.