Pour ajouter des factures dans Régate, il existe plusieurs méthodes.
Quand vos documents sont enregistrés dans votre ordinateur, vous pouvez les importer directement dans Régate sur votre navigateur :
Comment vérifier manuellement les champs d'une facture ?
A l'ajout d'une facture, en cochant "Traiter cette facture manuellement", elle s'ouvre sur l’écran de vidéocodage : validez les éléments reconnus par l'OCR et portez une attention toute particulière à ceux qu’il n'a pas reconnus avec un degré de confiance suffisant : ils apparaissent en rouge.
Si l’information est correcte, il suffit de cliquer sur les champs rouges pour les valider.
NB : Le champ Numérotation de facture apparaît en rouge quand il s’agit d’un doublon selon l’OCR.
5. Une fois ces éléments validés, la facture est ajoutée à l'onglet 'Factures fournisseurs', ou à l’onglet ‘Factures client’ selon son type.
Que se passe-t-il quand Regate valide les champs pour moi ?
Regate traite par défaut les factures que vous importez :
| Un onglet vous indiquant le statut de l'analyse et du chargement des facture apparait en bas à droite de votre écran : |
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Ces factures apparaissent dans l'onglet Nouveaux (module Factures fournisseur ou Factures client en fonction du type de facture que vous avez importée) avec une icône d’enveloppe. Cela indique quelles sont en attente de traitement par l'OCR et nos équipes.
Vous pouvez tout à fait choisir de traiter vous-mêmes ces factures en attente de vidéocodage (avec une icône d’enveloppe) mais elles ne seront pas traitées par nos équipes si vous cliquez dessus !
Si certaines factures contiennent plusieurs pages, elles apparaitront avec une de ciseaux. Cela indique qu’elles sont en attente de découpage par nos équipes :
NB : Les formats de fichier acceptés sont les suivants : pdf, jpeg, png