Regate comporte une 'boîte de réception'. Elle regroupe toutes les factures importées par mail.
Accès :
Etape 1 : Se rendre dans votre module fournisseurs et cliquer sur afficher la liste des factures en attente de vidéocodage
Etape 2 : Cliquer sur boîte de réception
Organisation :
La boîte de réception se divise en 4 onglets :
- Nouveaux regroupe toutes les factures en attente de leur vérification par l'équipe de vidéocodage de Regate, avant d'être affichées dans les modules 'Factures fournisseur' et 'Factures client'.
- Fichiers découpés regroupe tous les pdf originaux qui ont été découpés en plusieurs factures
- Exclus regroupe tous les documents exclus car n'étant pas des factures
- Archivés regroupe toutes les factures archivées
Import de factures par mail
Par ailleurs, c'est dans la boîte de réception que vous pouvez retrouver les adresses mails Regate sur lesquelles transférer vos factures.
⚠️ Il y a une adresse pour les factures fournisseurs et une autre adresse pour les factures clients à retrouver via le menu
Vidéocodage
En théorie, la boîte de réception est gérée exclusivement par Regate : via notre logiciel de reconnaissance de caractères automatique (OCR), pour une lecture et un traitement de toutes les factures entrantes, suivis d'une relecture par notre équipe de vidéocodeurs pour garantir la fiabilité des informations.
Cependant, vous avez la possibilité de vidéocoder une facture vous-même si nécessaire pour la transférer aussitôt dans le module ‘Factures fournisseur’ ou ‘Factures client’ :
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Placer le curseur de la souris sur la facture en question
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Cliquer sur l'icône de vidéocodage en bout de ligne.
- Vidéocoder.
Vous pouvez aussi choisir d'exclure un document si ce n'est pas une pièce comptable à enregistrer.
💡 Astuce : Pour simplifier ces deux dernières manipulations (forcer le vidéo-codage ou exclure une facture), vous pouvez les réaliser directement depuis le module Factures fournisseurs en cliquant sur Afficher la liste des factures en attente de vidéocodage comme dans l'image ci-dessous.