Plusieurs modes d'import de factures dans Regate by Qonto existent ; selon la méthode choisie, les étapes de vérification des données scannées par l'OCR seront différentes.
NB : Dans Regate by Qonto, cette étape est appelée "vidéocodage"
A) Factures envoyées à l'adresse mail Regate ou importées via le bouton +Ajouter > Plusieurs factures
L'étape de vidéocodage est effectuée par une équipe dédiée chez Regate ; le délai de traitement est de 2 heures maximum.
- Les factures apparaissent dans le module Factures fournisseur ou Factures client dans l’onglet Nouveaux.
- Une icône en début de ligne indique le statut de la pièce :
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Un rond jaune : la facture a été vidéocodée et peut être traitée par vos soins ;
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Une enveloppe jaune : la facture est en attente de traitement par l’équipe de vidéocodage. Pour plus de rapidité, vous pouvez choisir de la traiter manuellement directement en cliquant dessus ;
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Une paire de ciseaux : le document contient plusieurs factures qui sont en cours de découpage par notre équipe. Pour plus de rapidité, vous pouvez choisir de faire ce découpage manuellement directement en cliquant sur l'icône ciseaux.
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Un rond jaune : la facture a été vidéocodée et peut être traitée par vos soins ;
B) Factures importées via le bouton +Ajouter > Une facture
L'étape de vidéocodage est effectuée par vous-même.
La facture arrive directement dans le module Factures fournisseur avec le statut 'Nouveaux', ou 'Factures client', avec le statut 'Nouveaux'.
Si l'OCR obtient un niveau de confiance des données scannées inférieur à 80%, les éléments à vérifier en priorité sont mis en évidence en rouge.
Vous pouvez modifier ces informations tant que la facture est dans l’onglet Nouveaux.
Ensuite, selon votre abonnement et/ou votre paramétrage de Regate by Qonto, vous pouvez alors: