Depuis Regate, vous pouvez préparer des factures ('Brouillons'), les générer et les envoyer directement à votre client avec lien de paiement.
💡 Pour créer une facture client dans Regate, il est nécessaire d'avoir activé ce module au préalable. Pour cela, rendez-vous sur l'article dédié ici.
- Dans le module 'Factures client', cliquer sur '+ Créer' puis "Créer une facture"
- Accéder à l'éditeur de facture
Il se découpe en d'une facture client qui se découpe en plusieurs sections :
- L'en-tête
- La section principale avec "Données de la facture", "Données du client" et "Détails du produit"
- Les modalités de paiement
- Le pied de page
Vous pouvez afficher chaque section avec la flèche à droite.
Vous pouvez directement voir la facture pendant que vous l'éditez grâce à la prévisualisation qui s'affiche à gauche de votre écran.
- Vérifier les éléments structurants de la facture
S'ils ne sont pas correctes, découvrez comment les paramétrer en cliquant ici.
💡 Si le logo n'est pas le bon, changez-le en cliquant sur 'Changer le logo de la facture'
- Renseigner les données de la facture :
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- L'objet (Facultatif)
- La date de la facture, le délai de paiement puis la date de paiement qui se remplit automatiquement
- La date de livraison (Facultatif)
- Le type de transaction
- La période et les termes de la récurrence - mensuelle, trimestrielle, annuelle
- Renseigner le ou les articles correspondant(s) à la facture
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- Cliquer sur 'Ajouter un article' pour ajouter autant de lignes que d'articles. Il n'y a pas de limite de nombre d'articles.
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Renseignez ensuite :
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le titre de chaque article/prestation - vous pouvez sélectionner un article déjà existant dans votre "Bibliothèque" en recherchant son nom, ou en créer un ad-hoc
- son prix unitaire
- la quantité
- la TVA applicable
- L'unité de mesure
- La remise à la ligne (en montant ou en pourcentage)
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- Personnalisez plus encore :
- Change la dénomination des colonnes de vos produits
- Inclure la description de chaque article, telle que définie dans la bibliothèque de produits
- Ajouter un commentaire par article, en plus de la description
- Lier une facture d'acompte
- Ajouter un acompte versé fait par le client
- Personnalisez plus encore :
NB : Les autres éléments se remplissent automatiquement.
- Données du client
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- Soit il s'agit d'un client déjà connu et listé dans les 'Tiers', alors cliquer sur 'Rechercher un client' et taper le nom du client pour le choisir dans le menu déroulant ⇒ les autres champs sont alors remplis automatiquement
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- Soit il s'agit d'un nouveau client, inconnu de Regate, alors cliquer sur '+ Ajouter un nouveau client' et suivre les étapes :
- Personnaliser les données de la facture
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- Ajouter des textes personnalisés dans :
- l'en-tête de la facture
- le pied de page
- les modalités de paiement
- Ajouter des textes personnalisés dans :
- Vous pouvez définir des textes libres réutilisables dans chacune de ces sections, et les sauvegarder d’une facture à l‘autre pour un même client.
- Personnalisation du design
Vous pouvez maintenant modifier l'aspect de vos factures, pour refléter votre identité de marque.
Depuis l'onglet "Thème" en haut de l'Éditeur, vous pouvez
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- Changer la taille et la forme de votre logo
- Définir des arrières-plans, pour votre facture en entier ou certaines zones
- Modifier la police de caractère, la taille et la couleur de tout ou de parties de votre facture pour les mettre en valeur (libellé, conditions de paiement, montants...)
⚠️ Une fois le design personnalisé, il s'applique à toutes les factures prochainement créées.
9. Modèles de factures réutilisables
Vous pouvez définir des modèles de factures à réutiliser pour accélérer et automatiser votre processus de création de factures.
10. Enregistrement
Enfin, choisir entre 'Enregistrer comme brouillon' si la facture n'est pas finalisée ou 'Créez une facture'. À noter que si vous choisissez de créer une facture, un numéro de facture est automatiquement généré.
Pour aller plus loin :