Si vous avez activé ‘l’approbation des factures’ dans Regate by Qonto, alors, une fois qu’une facture a été importée puis validée dans Regate by Qonto, l’utilisateur ou manager en charge doit l’approuver pour garantir que la dépense est réelle.
L’affichage des factures à approuver est différent selon le parcours appliqué sur votre compte et l’ordre des étapes d'enregistrement comptable / approbation choisi (Paramètres > Personnaliser Regate > Triatement des factures) :
- Parcours Expert-comptable Activé : vous externalisez votre comptabilité auprès d'un expert comptable
- Parcours Expert-comptable Désactivé : la comptabilité est effectuée au sein de votre structure
Exemple : si le parcours expert comptable est désactivé et que l’enregistrement comptable se fait avant approbation, alors les factures à approuver se trouveront dans l’onglet “Enregistrées” (contrairement aux illustrations ci-dessous).
Les étapes d'approbation
-
Aller dans le module ‘Factures fournisseur’
-
Cliquer sur l’onglet :
“A approuver” : parcours expert comptable activé, ou
“Enregistrées” : parcours expert comptable désactivé -
En fonction de votre rôle sur la plateforme, vous verrez toutes les factures à approuver au sein de l’organisation (section ”factures en attente”), ou uniquement celles dont vous êtes l’approbateur désigné (section ”factures en attente de mon approbation”).
Un utilisateur avec un rôle de directeur financier verra l’ensemble des factures en attente d’approbation et aura également la possibilité si besoin de forcer l’approbation.
-
Cliquer sur “Approuver” ou sur “Refuser l’approbation de cette facture” en bout de ligne de la facture si les informations affichées suffisent pour prendre une décision.
Vous pouvez également ouvrir la facture pour la consulter, puis approuver ou refuser.
NB : Les factures refusées seront visibles (avec le motif de refus) dans la liste des factures en attente d’approbation afin que vous puissiez définir un nouvel approbateur.
Vous pouvez également les chercher via le filtre prédéfini :