A quoi correspondent les différents champs à remplir dans une note de frais sur Regate ?
Mode de paiement : Indiquez ici si vous avez engagez la dépense avec vos fonds personnels ou avec les fonds de l'entreprise
Prioritaire : Cliquez ici si vous souhaitez mettre cette note de frais en évidence dans son traitement pour qu'elle soit traitée/remboursée rapidement.
Prestataire : Renseignez ici le prestataire de cette dépense.
Catégorie : Choisissez ici de quelle catégorie de dépense il s'agit. En fonction de la catégorie, certains champs peuvent disparaître car caduques.
Participants : Indiquez ici les personnes qui ont participé/bénéficié de cette dépense.
- Soit en tant que participant interne (tout collaborateur de votre entreprise) : votre nom est indiqué par défaut puisque vous soumettez la note de frais. Dans le même champ, vous pouvez ajouter un ou plusieurs autres noms en les tapant et en les sélectionnant quand ils sont suggérés. Pour être proposé, un collaborateur doit exister en tant qu'utilisateur de Regate.
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Soit en tant que 'Participant externe' en cliquant sur le bouton dédié et en renseignant son nom et son prénom. Il est également possible d'ajouter plusieurs participants externes.
Informations sur les montants et la date : Vérifier ou indiquer ici toutes les données relatives à la date de la dépense et à son montant. L’OCR aura analysé et renseigné tout ou partie de ces champs.
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Si la facture présente plusieurs taux de TVA, cliquez sur 'Ajouter un taux' pour le renseigner.
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Attention ! Le montant total de la TVA (en additionnant les cellules 'Montant TVA') doit être cohérent avec les montant HT et TTC de la dépense. Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas soumettre la note de frais.
Type de la note de frais : L'intérêt de ce champ est de préciser le but de la note de frais.
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'Note de frais interne' : pas d'information supplémentaire à indiquer
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'Associé à un projet' : renseignez ici le nom du projet.
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'Refacturable' : renseignez ici le nom du client pour que votre entreprise puisse refacturer la dépense à son tour.
Description / commentaire : renseignez ici toute information qui vous semble pertinente à propos de cette dépense et qui facilitera son traitement par la suite.
