Comment fonctionne le rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire dans Regate by Qonto fonctionne de manière automatique autant que possible.

💡 Le moyen le plus sûr et efficace de faire un rapprochement automatique entre une transaction et une facture ou note de frais est bien entendu de les régler directement dans Regate by Qonto avec les moyens de paiement mis à votre disposition.

Pour en savoir plus sur les différents modes de paiement disponibles, contactez notre équipe avec le bouton aide dans Regate by Qonto.

Rapprochements à des pièces comptables

Une fois vos comptes bancaires connectés à Regate by Qonto, vos relevés bancaires sont systématiquement importés toutes les nuits (sauf dans le cas d'import manuel avec un fichier .csv), puis les transactions sont automatiquement comparées aux pièces comptables pour proposer un résultat de rapprochement.

Les éléments utilisés pour effectuer ce rapprochement sont :

• les montants
• le libellé de la transaction (pour vérifier s’il contient le numéro de facture)

Lorsqu’un résultat de rapprochement est trouvé, la colonne “Document” sera renseignée avec la pièce présente sur Regate by Qonto (facture achat, facture vente ou note de frais). La transaction sera alors basculée dans l’onglet “A valider” afin que vous puissiez valider ce rapprochement.

Si Regate by Qonto n’est pas encore parvenu ou ne parvient pas à effectuer le rapprochement automatiquement, alors vous pouvez procéder au rapprochement avec la pièce vous-même en suivant ces étapes.

Rapprochement manuel à un compte comptable

Si vous ne disposez pas du document correspondant à une transaction, vous pouvez la marquer comme rapprochée (en bout de ligne), dans ce cas elle sera rapprochée par défaut au compte d’attente.

Vous pouvez également sélectionner un compte comptable avec lequel vous souhaitez rapprocher la ligne. Pour cela, suivez ces étapes.

1. Dans la colonne “compte comptable”, cliquer sur “Rechercher”
2. Sélectionner le compte souhaité
3. Le rapprochement est effectué et la transaction passe automatiquement dans l’onglet “rapprochées”.

💡 A noter que si vous rapprochez avec un compte auxiliaire, le compte général sera rempli automatiquement.

Rapprochement automatisé avec les règles

Dans Regate by Qonto, vous pouvez gagner un temps considérable en automatisant le rapprochement aux comptes comptables en créant des règles de rapprochement. Voici comment créer facilement vos règles.

Rapprochement automatisé avec l’IA

Autre méthode gain de temps, notre moteur d’intelligence artificielle. En s’appuyant sur les rapprochements que vous effectuez sur la plateforme (manuellement ou via les règles), l’outil apprend et le moteur d’IA va proposer des résultats de rapprochement.

Vous les retrouverez dans l’onglet “A valider”, précédée d'une icône robot.

 

Modifier ou annuler un rapprochement

Si un rapprochement erroné a été effectué avec une pièce comptable, il est possible de le modifier en suivant ces étapes.

Il est possible de l’annuler comme ceci.

 

Commenter une transaction

Il est possible laisser une commentaire interne au sujet d’une transaction, en cas de doute sur un rapprochement par exemple.

 

Reconnaître les types de rapprochement

Vous pouvez distinguer facilement dans l’onglet “à valider” ce qui a déclenché le rapprochement.

Voici les 3 cas de figures :

• Symbole “robot” : rapprochement proposé par le moteur d’IA

• Symbole “règles” : rapprochement proposé par une règle

• Symbole “manuel” : rapprochement proposé manuellement ou automatiquement à une pièce comptable

Pour aller plus loin :

• Comprendre les règles de rapprochement
• Connecter un compte bancaire
• Activer le paiement avec Regate