Dans la plateforme Regate, les documents et formulaires traités ne sont jamais supprimés.
Il en va de même pour les ‘Demandes d’achat’, qu’elles soient approuvées ou refusées.
Quand vous avez soumis la demande d’achat
Quand la demande d’achat a été traitée (approuvée ou refusée), elle apparaît toujours dans l’onglet ‘Mes demandes’ des dépenses ‘personnelles’ du module ‘Dépenses’.
Une demande n’est pas automatiquement archivée, sauf si elle concerne une ‘Transaction unique’ qui a été rapprochée à la facture correspondante.
En revanche, il est possible de l’archiver manuellement, en
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cliquant sur le bouton ‘Archiver la demande’ en bout de ligne de la facture en question,
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sélectionnant cette facture et d’autres à archiver puis cliquer sur le bouton ‘Archiver’
Une fois archivée, la demande se retrouve en cliquant sur ‘Archives’, puis dans l’onglet ‘Mes demandes archivées’.
Quand vous avez approuvé ou refusé la ‘Demande d’achat’
Quand vous avez traité une demande d’achat venant d’un membre de votre équipe ou pour un centre de coût que vous supervisez, alors, elle va automatiquement rejoindre votre dossier d’’Archives’, accessible via le bouton ‘Archives’ dans l’onglet ‘Demandes archivées de mon équipe’ des dépenses ‘Equipe’ du module ‘Dépenses’.
Pour aller plus loin :
- Faire une demande d’achat
- Modifier sa propre demande d’achat
- Savoir qui valide les demandes d’achat
- Comprendre les champs à remplir dans une ‘Demande d’achat’
- Qu’est-ce-qu’une demande d’achat ?
- Rapprocher la facture (ou la note de frais) et la demande d’achat correspondante
- Une demande d’achat est-elle une pré-approbation de facture ou note de frais ?
- Gérer mes demandes d’achat
- Connaître la configuration de Regate pour mon organisation