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Comprendre les champs à remplir dans une ‘Demande d’achat’

  • Mise à jour

Lorsque vous faites une demande d’achat sur Regate, le formulaire de demande est divisé en 3 ou 4 sections :

1 - Objet de la demande

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  • Objet de la demande : permet de donner toutes les indications nécessaires sur la raison pour laquelle vous avez besoin de faire cette demande (achat auprès d’un fournisseur, commande d’un nouvel ordinateur…).
  • Marchand : permet compléter les informations concernant le fournisseur.
  • Montant : correspond au montant de l’achat.
    NB : Si vous utilisez le module Budget* (dont les données sont en HT), il est préférable de renseigner les montants en HT.
  • Type de dépense : permet d’indiquer si la dépense est ponctuelle ou récurrente (dans ce cas, vous pourrez choisir la récurrence à l’étape 3 (mensuelle, trimestrielle ou annuelle).

*Le module Budget est compris dans les offres Plus et Full.

2 - Moyen de paiement

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Ici, vous pouvez choisir de créer une carte virtuelle* ou d’indiquer que la dépense sera facturée à l’entreprise :

  • Carte virtuelle* : permet de faire une demande de carte de paiement virtuelle spécifiquement pour cette dépense. La dépense est ainsi supportée par l’entreprise et l’achat pourra être fait directement avec cette carte dès la demande de carte acceptée.
  • Demande facturée à l’entreprise : permet de demander l’autorisation d’engager la dépense avant de passer commande auprès du fournisseur.

NB : Si vous choisissez la création d’une carte virtuelle, il vous sera demandé de renseigner les informations du titulaire dans une étape supplémentaire.

*Option disponible avec le module Cartes compris dans l'offre Plus

 

3 - Informations supplémentaires

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  • Date d’expiration : ce champ est visible lorsque la dépense est ponctuelle. Il indique à la date estimée à laquelle la dépense devra avoir été faite.
    • NB : ce champ est particulièrement intéressant dans le cadre de l'utilisation du module Budget car la date d’expiration permet d’étaler le montant de cette dépense dans le budget, dans la section “Engagé”.
  • Plans analytiques (si applicable) : si des plans analytiques ont été configurés dans Regate et que le module Budget a été activé, alors il est possible d’affecter une demande de dépense à un budget. Cette dernière alimente alors la colonne “Engagé” dans le module Budget.
    • 💡 Si un plan analytique existant est lié à l’utilisateur qui crée la demande, alors le budget est renseigné par défaut avec ce (ou ces) plan(s). Il est possible de le modifier s’il s’avère que ce n’est pas adapté pour cette dépense.
    • 💡 Dans les Paramètres > Personnaliser Regate > Dépenses et cartes, il est possible de choisir de cacher ou de rendre éditables le paramétrage des codes analytiques. Cette option de paramétrage n’est accessible qu’aux utilisateurs ayant souscrit au plan donnant accès aux Cartes.

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  • Pièce-jointes / Justificatifs : importer ici toute pièce justificative de cette dépense : un devis, une capture d’écran de l’équipement... Tout élément qui pourrait faciliter la décision de l’approbateur de cette dépense.
  • Commentaire : il s’agit ici d’ajouter tous les éléments utiles supplémentaires qui permettront à l’approbateur de faire son choix.

Pour aller plus loin :

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