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Rapprocher la facture (ou la note de frais) et la demande d’achat correspondante

  • Mise à jour

Si vous avez activé les ‘Demandes d’achat’ dans Regate, alors lors de la validation des factures, vous pouvez faire le lien avec la demande d’achat approuvée correspondante.

Cela permet de justifier les factures et de faire le lien entre les budgets engagés et réalisés (si vous avez activé le module ‘Budget’).

Comment rapprocher la facture fournisseur de la demande d’achat

Si le salarié qui a soumis la ‘Demande d’achat’ reçoit la facture :

Depuis le module ‘Dépenses’, dans l’onglet ‘Mes demandes’,

Capture_d_e_cran_2022-01-28_a__16.14.25.png

  1. Placer sa souris en bout de ligne de la dépense approuvée en question.

Capture_d_e_cran_2022-01-28_a__16.13.49.png

  1. Cliquer sur ‘Ajouter facture’

  2. Dans le volet qui apparaît sur la droite, ajouter le document en le glissant-déposant ou en cliquant et recherchant avec l’explorateur de documents.

Capture_d_e_cran_2022-01-28_a__16.15.45.png

  1. Renseigner la ‘Catégorie’

  2. Ajouter un éventuel commentaire interne (souvent utile en cas de différence entre la facture et la demande)

  3. Enregistrer

  4. La facture passe dans la ‘Boîte de réception’ pour être vidéocodée avant de passer dans le module ‘Factures fournisseur’ avec la référence de la demande d’achat bien renseignée dans le champs Bon de commande’.

Si la facture arrive dans la ‘Boîte de réception’ de Regate

  1. La facture est alors vidéocodée avant de passer dans le module ‘Factures fournisseur’

  2. Le collaborateur en charge de valider les factures doit alors renseigner dans le champ ‘Bon de commande’ la ‘Demande d’achat’ approuvée correspondante s’il y en a une.

Capture_d_e_cran_2022-01-28_a__16.18.36.png.  Capture_d_e_cran_2022-01-28_a__16.19.12.png

 

Pour cela, il est possible de rechercher à partir des informations de ‘Montant’, ‘Numéro d’autorisation de dépense’, ‘Date’, ou ‘Marchand’

NB : Les informations de codes analytiques renseignées initialement seront éventuellement modifiés car ce sont les codes analytiques du fournisseur qui font foi.

Pour aller plus loin :

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