Il existe trois scénarios pour définir les approbateurs d’une ‘Demande d’achat’.
- Le module ‘Budget’ est activé pour votre organisation et
- soit les ‘Référents centre de coûts’ ont été retenus comme ‘Managers dépenses’
- soit les ‘Managers (note de frais)’ ont été retenus comme ‘Managers dépenses’
- Le module ‘Budget n’a pas été activé pour votre organisation : les ‘Managers (note de frais)’ sont alors par défaut les ‘Managers dépenses’.
Comment connaître la configuration par défaut ?
En fonction de votre rôle, vous avez ou non accès à cette information.
Seuls les utilisateurs avec les rôles suivant y ont accès : Directeur financier (droit de modification) et Client d’expert-comptable (droit de modification).
- Aller dans le module ‘Paramètres’
- Cliquer sur l’onglet ‘Informations sur la société’.
En cas d’accès à plusieurs organisations dans Regate, s’assurer d’être sur la bonne.
- Scroller vers le bas pour découvrir la configuration des ‘Managers dépense’.
Comment savoir qui sont les managers (note de frais) des collaborateurs ?
Savoir qui sont les approbateurs par défaut des notes de frais
Comment savoir qui sont les ‘Référents centre de coût’ ?
Savoir qui sont les référents de chaque centre de coût
Que se passe-t-il si ?
- Si aucun manager n’est renseigné dans la fiche utilisateur du collaborateur qui soumet une demande d’achat, alors c’est l’utilisateur avec le rôle de ‘Directeur financier ou de ‘Client d’expert-comptable’ qui reçoit et approuve ces demandes.
- Si aucune donnée analytique n’est renseignée dans la fiche utilisateur du collaborateur qui soumet une demande d’achat, alors c’est l’utilisateur avec le rôle de ‘Directeur financier ou de ‘Client d’expert-comptable’ qui reçoit et approuve ces demandes.
- S’il y a plusieurs référents pour un même centre de coût, alors ils seront tous notifiés. Il suffit d’une approbation de l’un d’entre d’eux.
NB1 : Le ‘Directeur financier’ ou le ‘Client d’expert-comptable’ peut par défaut approuver n’importe quelle demande de dépense. En tant qu’administrateur du budget, il est donc implicitement référent de tous les centres de coût.
NB2 : L’information du ‘Manager dépense’ est visible dans l’onglet ‘Dépenses de mon équipe’, dans la colonne ‘Manager’.
Pour aller plus loin :
- Faire une demande d’achat
- Qu’est-ce-qu’une demande d’achat ?
- Connaître la configuration de Regate pour mon organisation
- Comprendre les champs à remplir dans une ‘Demande d’achat’
- Une demande d’achat est-elle une pré-approbation de facture ou note de frais ?
- Rapprocher la facture (ou la note de frais) et la demande d’achat correspondante