Pour faire une ‘Demande d’achat’, il est nécessaire d’avoir activé ce module pour votre organisation.
En cas de doute, nous vous conseillons de vérifier votre configuration de Regate d’abord et, si vous ne le pouvez pas, de contacter le responsable de Regate dans votre organisation.
Un achat récurrent est, à la manière d’un abonnement, une dépense qui va se reproduire de manière régulière. L’approbation porte donc sur une récurrence de dépenses identiques, pour une période a priori donnée.
Comment faire une ‘Demande d’achat récurrent’ ?
- Dans le module ‘Dépenses’, cliquer sur ‘Demande d’achat’
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Une fois le formulaire ouvert, renseigner ses différents champs. Plus le formulaire sera complet, meilleures seront les chances qu’elles soient acceptées par l’approbateur.
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Prendre soin de bien choisir ‘Récurrente’ pour le ‘Type de dépense’
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Préciser ensuite si la ‘Récurrence’ sera ‘Mensuelle’, ‘Trimestrielle’ ou ‘Annuelle’.
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Cliquer sur ‘Créer la dépense’
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La demande d’achat est alors envoyée au collaborateur en charge de l’approuver (ou non) et s’affiche dans l’onglet ‘Mes demandes’, avec le statut ‘En attente d’approbation’
- L’approbateur aura alors la possibilité de
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approuver la demande : elle passera alors en statut ‘Demande autorisée’
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modifier puis approuver la demande : elle passera alors en statut ‘Autorisée/Ajustée’.
Le manager est encouragé à accompagner sa modification d’un commentaire explicatif à l’intention de la personne qui a soumis la demande.
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refuser la demande : elle passera alors en statut ‘Demande refusée’
- Une fois la demande validée et la commande effectuée, il faudra rapprocher la ‘Demande d’achat’ de la facture correspondante
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Soit dans le champ ‘Bon de commande’ de la facture.
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Soit en ajoutant la facture à la demande de dépense dans l’onglet ‘Mes demandes’ en cliquant sur ‘Ajouter facture’ en bout de ligne de la demande autorisée en question.
Pour aller plus loin :
- Faire une demande d’achat
- Modifier sa propre demande d’achat
- Savoir qui valide les demandes d’achat
- Comprendre les champs à remplir dans une ‘Demande d’achat’
- Qu’est-ce-qu’une demande d’achat ?
- Rapprocher la facture (ou la note de frais) et la demande d’achat correspondante
- Une demande d’achat est-elle une pré-approbation de facture ou note de frais ?
- Gérer mes demandes d’achat
- Comprendre l’archivage des demandes d’achat
- Connaître la configuration de Regate pour mon organisation