Pour créer un devis client dans Regate, il est nécessaire d'avoir activé le module ‘Factures client’ au préalable. En cas de doute, contactez le support Regate.
Depuis Regate, vous pouvez préparer des devis, les générer et les envoyer (au format PDF) directement à votre client.
Une fois le devis accepté par le client, il suffit de le transformer en facture à lui envoyer ensuite. Il suffit de quelques clics.
Créer un devis
- Dans le module 'Factures client', cliquer sur '+ Créer' puis ‘Un devis’
- Accéder au module de création d'un devis client qui se découpe en plusieurs blocs principaux, comme autant d’étapes pour la création du devis.
- Avant de renseigner les informations spécifiques à un devis, vérifier que les éléments structurants des devis sont corrects, surtout si c'est le premier devis avec Regate :
a. L’adresse et l’adresse email de votre entreprise doivent être correctement renseignées.
- Dans le doute, aller dans le module 'Paramètres', puis 'Informations sur la société'.
- En cas de problème avec ces informations, contacter le support Regate.
b. Le logo doit être le bon. Si ce n'est pas le cas, cliquer sur 'Changer le logo’
c. Pour ajouter des mentions importantes, la section ‘Bas de page’ en bas de l'écran permet de le faire. Elles apparaitront en bas de la page de la facture et sont sauvegardées d’une facture à l’autre.
NB : il est possible de la standardiser pour les devis et les factures dans le module 'Paramètres', puis 'Informations sur la société'.
Les 'Données du devis'
Renseigner les données du devis pertinentes
NB : renseigner la 'Date de paiement' et le champ 'Date d'échéance' se remplit automatiquement en fonction du champ date de facturation.
Les 'Détails des articles'
- Créer les différents articles qui composent ce devis un à un.
- Penser à bien vérifier que le champ ‘Devise’ comporte la bonne valeur.
Les 'Données du client'
C’est ici que vous renseignez les informations concernant le prospect, éventuellement futur client.
Si le client est connu dans Regate, il suffit de le rechercher dans le champ ‘Entreprise’ afin de remplir automatiquement tous les champs grisés.
S’il n’est pas encore connu, il faut alors le créer via le bouton ‘Ajouter un nouveau client’.
Les ‘Conditions de paiement’
C’est ici que sont renseignées les conditions de paiement génériques ou spécifiques à ce client ou ce devis. Elles sont paramétrables soit au niveau de certains (ou chaque) client dans leur ‘Fiche client’, soit pour l’ensemble des clients de manière standardisée pour tous les devis et factures dans le module 'Paramètres', puis 'Informations sur la société'.
Une fois ces champs remplis, ne pas oublier d’Enregistrer le devis’ ou de l’Enregistrer et envoyer’ directement au prospect (si son email est renseigné dans sa fiche).
NB : Vous pouvez paramétrer la numérotation des devis.
Les informations affichées sur le devis .pdf
- Le logo de l’entreprise émettrice
- Le nom et l’adresse de l’entreprise émettrice
- Le nom et l’adresse de l’entreprise réceptrice
- Le SIRET de l’entreprise réceptrice
- Le numéro du devis
- La date de facturation
- La date d’échéance
- L’objet du devis
- Les articles, leur prix et quantité
- Les éventuelles mentions paramétrées dans la fiche client (’Conditions de paiement)’
Envoyer votre devis
Une fois votre devis créé et enregistré dans Regate, vous pouvez l'envoyer directement à votre client/prospect depuis Regate.
Deux méthodes existent :
A l’issue de la création du devis
1. Cliquer sur ‘Enregistrer et envoyer’ plutôt que ‘Enregistrer le devis.
2. Rédiger l’email à envoyer ou utiliser un des modèles existant dans le champ ‘Modèle du mail’
a. Si l’email du client est renseigné dans sa ‘Fiche client’ dans Regate, alors il sera automatiquement rempli dans le champ ‘Destinataire’, sinon, il faut le renseigner.
b. Penser à bien renseigner le champ ‘Mail’ avec l’objet du message que recevra le client.
c. Ajouter le texte qui vous semble adéquat
d. Cocher ‘Recevoir une copie par email’ si besoin
e. Envoyer le devis
Depuis l’onglet ‘Brouillon’ dans le module ‘Factures client’
1. Identifier le devis préparé et enregistré au préalable à envoyer
2. En bout de ligne du devis, cliquer sur l’icône ‘Envoyer’ en forme d’avion en papier
3. Rédiger l’email à envoyer ou utiliser un des modèles existant dans le champ ‘Modèle du mail’
a. Si l’email du client est renseigné dans sa ‘Fiche client’ dans Regate, alors il sera automatiquement rempli dans le champ ‘Destinataire’, sinon, il faut le renseigner.
b. Penser à bien renseigner le champ ‘Mail’ avec l’objet du message que recevra le client.
c. Ajouter le texte qui vous semble adéquat
d. Cocher ‘Recevoir une copie par email’ si besoin
e. Envoyer le devis