Le module Cartes est disponible dans l'offre Full ; pour ajouter ce module est bénéficier des avantages de l'utilsation des cartes bancaires, contactez votre référent·e ou notre équipe à support@regate.io.
Tous les utilisateurs peuvent effectuer une demande de carte pour eux-mêmes ; seuls les rôles de DAF et Client d’Experts-Comptables peuvent commander des cartes pour leurs collaborateurs.
Deux types de cartes sont disponibles dans Regate : les cartes physiques et virtuelles. Selon leur type, les formulaires de demandes diffèrent :
A) Remplir une demande de carte virtuelle
Une carte virtuelle a une durée maximale de 3 ans.
Depuis le module Cartes, cliquez sur Nouvelle carte virtuelle en haut à droite et remplissez le formulaire de création (ou depuis le module Dépenses cliquez sur Demande d'achat et sélectionnez Création de carte virtuelle comme moyen de paiement) :
1. Objet de la demande :
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Marchand : description informative du marchand
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Montant : montant de l'achat demandé
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Type de dépense :
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Ponctuelle : pour un achat en une fois
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Récurrente : pour une demande liée à un abonnement
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Pour les demandes récurrentes : un champ supplémentaire lié à la fréquence mensuelle, trimestrielle ou annuelle doit être rempli.
2. Paramétrage de la carte :
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Titulaire de la carte virtuelle* : sélectionner l'utilisateur titulaire
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Libellé de la carte : description claire et précise de l'utilité de la carte. Ce libellé apparait dans le tableau de vue globale des cartes
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Date d'autorisation* : date d'activation de la carte (pré-remplie automatiquement avec la date du jour)
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Date d'expiration : date à laquelle la carte sera désactivée (pré-remplie automatiquement avec la date du jour + 3 ans)
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Plan analytique (si applicable) : centre de coût dans lequel s'inscrit l'achat. Ce champ apparaît uniquement si vous avez activé les analytiques et demandé à ce qu'il soit rempli dans les paramètres (voir Paramètres > Personnaliser Regate > Cartes et dépenses). Si un code analytique est rattaché à la fiche utilisateur du titulaire, le ou les champs sont pré-remplis.
*Champs disponibles uniquement pour les rôles DAF et Clients d'expert-comptable
3. Information sur le titulaire :
Si ces informations sont correctement remplies dans les paramètres du titulaire (Paramètres > Mon compte > Informations) et les paramètres de l'entité (Paramètres > Informations sur la société), ces champs sont remplis automatiquement.
Il est toutefois possible de les compléter.
Cliquez ensuite sur Créer la carte.
B) Remplir une demande de carte physique
Depuis le module Cartes, cliquez sur Nouvelle carte physique en haut à droite et remplissez le formulaire de création :
1. Paramétrage de la carte :
Cette partie du formulaire est différente selon le rôle de l’utilisateur qui possède plus ou moins de droits :
- Titulaire de la CB physique* : sélectionner l'utilisateur titulaire
- Libellé de la carte : description claire et précise de l'utilité de la carte. Ce libellé apparait dans le tableau de vue globale des cartes
- Plafonds de la CB sur 7 et 30 jours glissants* : vous pourrez, au besoin, modifier cette information après activation de la CB.
- Plan analytique (si applicable) : centre de coût dans lequel s'inscrit l'achat. Ce champ apparaît uniquement si vous avez activé les analytiques et demandé à ce qu'il soit rempli dans les paramètres (voir Paramètres > Personnaliser Regate > Cartes et dépenses). Si un code analytique est rattaché à la fiche utilisateur du titulaire, le ou les champs sont pré-remplis.
*Champs disponibles uniquement pour les rôles DAF et Clients d'expert-comptable
2. Information sur le titulaire
Il vous sera demandé de compléter les informations suivantes, dont certaines sont déjà pré-remplies grâce au profil utilisateur du futur titulaire de la CB.
NB : Il est important d’indiquer un numéro de téléphone valide, car vous recevrez le code PIN par SMS dès votre commande de carte validée. Nous vous invitons à bien conserver ce code.
3. Information sur la livraison :
L'adresse que vous indiquerez sera l'adresse de livraison de la carte ; par défaut, nous l'envoyons à l'adresse de la société.
Le délai pour recevoir la carte physique est d'environ 1 semaine (5 à 7 jours ouvrés).
NB: si vous avez un rôle de Directeur Financier sur la plateforme, la carte sera automatiquement créée. Pour tous les autres rôles, la demande de carte devra faire l’objet d’une approbation par un manager ou le Directeur Financier.
Pour savoir comment activer votre carte bancaire physique Regate après réception, consultez notre article dédié : Activer sa carte physique Regate