Règles de “Cartes et dépenses”

Les règles de “Cartes et dépenses” permettent de mettre en place votre politique de création de carte et d’approbation des demandes d’achat.

Sur la base de certains critères comme le montant, le type de demande ou la personne qui fait la demande, vous allez pouvoir choisir qui approuve la demande :

• A, B et C peuvent approuver la demande
• A puis B puis C approuvent, dans cet ordre
• A ou B puis C
• etc...

Avec les règles de “Cartes et dépenses” vous créez et faites évoluer votre politique de dépenses pour qu’elle corresponde aux besoins de votre entreprise, quelle qu’en soit le niveau développement;

Comment créer votre première règle de “Cartes et dépenses” ?

Direction les paramètres, cliquez sur Règles puis “Cartes et dépenses”. Cliquez ensuite en haut à droite sur “nouvelle règle”.

Vous retrouverez l’ensemble des déclencheurs sous “Quand ceci se produit...”. Il s’agit du paramètre qui déclenchera, ou non, l’action que vous sélectionnez ensuite sous “Effectuer automatiquement”. Il vous est possible de combiner les déclencheurs afin de créer des règles plus complètes (vous trouverez des exemples ci-dessous).

Liste des déclencheurs et explications de leur fonctionnement :

• à chaque fois : toutes les demandes de cartes ou d’achat seront affectées par l’action que vous choisirez ensuite.
• l’approbateur : si l’approbateur actuel de la demande est, ou n’est pas, tel utilisateur alors déclencher une action. Cette règle est particulièrement utile pour mettre en place des approbations en cascade. Exemple : si l’approbateur est A alors demander l’approbation de B, produira l’effet suivant, une fois que A aura approuvé la demande, B pourra à son tour approuver la demande.
• le type de carte : virtuelle, physique ou augmentation de plafonds vous permet de définir des politiques différentes en fonction du type de carte
• la méthode de paiement : facturée à l’entreprise ou avance personnelle vous permet de définir des politiques différentes en fonction du moyen de paiement de la demande d’achat
• la récurrence : aucune, mensuelle, trimestrielle ou annuelle
• le montant demandé : est inférieur, est égal à, est supérieur
• le demandeur : pour déclencher une action en fonction du bénéficiaire de la demande d’achat

Liste des actions et explications de leur fonctionnement :

• demander l’approbation de :
  • combiner plusieurs actions “demander l’approbation de” pour créer une règle du type : A ou B ou C
  • Combiner le trigger “l’approbateur” et l’action “demander l’approbation de” pour créer une règle du type : A puis B
• marquer comme approuvée : permet d’approuver automatiquement certaines demandes, par exemple lorsque le montant demandé est faible

Exemple de règle de base :

La première étape est toujours de configurer les managers dépenses de votre société. Cela se fait dans Paramètres > Informations sur la société. 

2 options :

• Si Manager note de frais
  • Alors remplir le manager de chaque utilisateur en allant sur son profil dans Regate
• Si Référent centre de coûts
  • alors affecter les managers en question sur les bons centres de coûts

Exemple 1 : toutes les demandes de cartes, virtuelles comme physiques, après avoir été approuvées par les managers dépenses, doivent être approuvées en seconde instance par au moins une personne de l’équipe finance composée de C, F et O.

Déclencheur :

• l’approbateur ne contient pas C F O

Actions :

• demander l’approbation de C
• demander l’approbation de F
• demander l’approbation de O

Exemple 2 : les dépenses facturées à l’entreprise de moins de 200€ doivent être approuvées automatiquement, entre 201 et 1000€ par C ou F, de plus de 1001€ par C ou F puis par O

Règle 1 : les dépenses facturées à l’entreprise de moins de 200€ doivent être approuvées automatiquement

Déclencheur :

• la méthode de paiement contient facturée à l’entreprise
• le montant demandé est inférieur à 200€

Actions :

• marquée comme approuvée

Règle 2 : les dépenses facturées à l’entreprise entre 201 et 1000€ doivent être approuvées par C ou F

Déclencheur :

• la méthode de paiement contient facturée à l’entreprise
• le montant demandé est supérieur à 201€
• le montant demandé est inférieur à 1000€

Actions :

• demander l’approbation de C
• demander l’approbation de F

Règle 3.a : les dépenses facturées à l’entreprise de plus de 1001€ doivent être approuvées par C ou F puis par O

Déclencheur :

• la méthode de paiement contient facturée à l’entreprise
• le montant demandé est supérieur à 1001€

Actions :

• demander l’approbation de C
• demander l’approbation de F

Règle 3.b : les dépenses ****facturées à l’entreprise de plus de 1001€ doivent être approuvées par C ou F puis par O

Déclencheur :

• la méthode de paiement contient facturée à l’entreprise
• le montant demandé est supérieur à 1001€
• l’approbateur contient C F

Actions :

• demander l’approbation de O