Dans Regate, le vidéocodage est l'action de lire une facture et de compléter les champs nécessaires pour que cette dernière puisse ensuite être éventuellement approuvée et enregistrée comptablement.
Chez Regate, une facture est d'abord scannée automatiquement par un OCR, puis, notre équipe de vidéocodage complète et vérifie ces éléments pour garantir la fiabilité des informations.
Ensuite, une fois la facture vérifiée, celle-ci passe du module ‘Boîte de réception’ au module ‘Facture fournisseur’ où elle est traitée (enregistrée en comptabilité, approuvée et payée).
Tant que la facture est dans l’onglet ‘Nouveaux’, vous pouvez corriger les informations renseignées.
Vous avez aussi la possibilité de vidéocoder vous-même, si vous souhaitez pouvoir traiter vos factures immédiatement.
Comment vidéocoder ?
- Aller dans la boîte de réception
- Placer le curseur de la souris sur la facture en question
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Cliquer en bout de ligne sur l'icône 'Vidéocoder'
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La fenêtre de 'Traitement rapide' apparaît alors, composée de 2 volets : l'un figurant le scan de la facture, l'autre les informations qui en sont extraites.
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Valider les informations en rouge (dont l'OCR n'est pas certain)
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Eventuellement, il peut être nécessaire de 'Changer de fournisseur,' voire d'en créer un nouveau.
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Cliquer sur 'Valider' ou 'Valider et suivant' si vous souhaitez vidéocoder les autres factures.
NB : Si la facture n'est pas valable, il est possible de l'exclure.