Accepter, modifier ou refuser une demande d’achat

Si vous êtes désigné comme approbateur de ‘Demandes d’achat’, alors votre rôle est d’approuver, modifier avant d’approuver ou refuser les demandes d’achat de votre équipe.

Pour traiter les ‘Demandes d’achat’, se rendre dans le module ‘Dépenses’ de Regate, puis choisir Equipe dans le menu déroulant et enfin, l’onglet ‘Demandes de mon équipe’.

Puis, placer sa souris en bout de ligne de la demande en question pour faire apparaître plusieurs icônes.

Approuver une demande d’achat

Si les éléments affichés, suffisent pour prendre une décision, cliquer sur ‘Autoriser la dépense’.

Si davantage d’informations sont nécessaires pour prendre une décision,

1. Cliquer sur la ligne de la demande en question pour faire apparaître un volet sur la droite avec tous les détails renseignés pour cette demande.

2. Approuver si ces informations conviennent.

NB. il est impératif de renseigner le (ou les) champ(s) budget(s) s’il est affiché et non-renseigné par le collaborateur.

3. Le collaborateur est alors informé que sa demande a été acceptée sans modification.

Modifier avant d’approuver une ‘Demande d’achat’

Dans ce cas de figure, les éléments affichés ne suffisent pas pour prendre une décision. Il faut en savoir plus.

1. Cliquer sur la ligne de la demande en question ou sur ‘Modifier’ pour faire apparaître un volet sur la droite avec tous les détails renseignés pour cette demande.

2. Scroller pour afficher les détails de la demande

.   

3. Cliquer sur le ou les champ(s) à modifier et changer la ou les informations qui ne conviennent pas.

Tout est modifiable, à part le ‘Numéro d’autorisation’ et l’éventuel commentaire laissé par le collaborateur.

4. Une fois que tous les éléments sont corrects, cliquer sur ‘Approuver’.

5. Le collaborateur est alors informé que sa demande a été approuvée avec une ou des modifications et laquelle ou lesquelles.

Refuser une demande d’achat

Si les éléments affichés, suffisent pour prendre une décision, cliquer sur ‘Refuser la dépense’.

Si davantage d’informations sont nécessaires pour prendre une décision,

1. Cliquer sur la ligne de la demande en question pour faire apparaître un volet sur la droite avec tous les détails renseignés pour cette demande.

2. Refuser si ces informations ne conviennent pas.

Vous pouvez ajouter un ‘Commentaire interne’ pour expliquer votre refus au collaborateur.

3. Le collaborateur est alors informé que sa demande a été refusée.

4. La demande refusée peut être retrouvée dans les ‘Archives’ du module ‘Dépenses’, dans l’onglet ‘Demandes archivées de mon équipe’.

Pour aller plus loin :

• Gérer les demandes d’achat de mon équipe
• Faire une demande d’achat
• Savoir qui valide les demandes d’achat
• Qu’est-ce-qu’une demande d’achat ?
• Comprendre les champs à remplir dans une ‘Demande d’achat’
• Rapprocher la facture (ou la note de frais) et la demande d’achat correspondante
• Une demande d’achat est-elle une pré-approbation de facture ou note de frais ?
• Comprendre l’archivage des demandes d’achat
• Connaître la configuration de Regate pour mon organisation